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Paso a Paso

Menú: Gestión de nómina / Hojas de vida empleados y dependientes / Datos personales /

Datos Básicos:

  • Código: Ingresar el código del empleado, este debe ser igual a la identificación.
  • Apellidos: Ingresar apellidos del trabajador, en orden de primer apellido, y segundo apellido.
  • Nombre Completo: Ingresar nombre completo del trabajador.
  • Grupo sanguíneo: Seleccionamos el tipo de sangre
  • RH: Seleccionamos si es positivo o negativo el tipo de sangre.
  • Libreta militar: Para varones mayores de edad seleccionamos la clase de la tarjeta, e ingresamos el número y el distrito militar. Para el caso de no contar con libreta militar, seleccionamos “ninguno”
  • Identificación: Hacemos clic en la flecha para desplegar las opciones, y seleccionamos el tipo de identificación. Ingresamos el número, damos doble clic en país para seleccionarlo (Colombia=170), al igual que en departamento y municipio.

De nacimiento y residencia:

Para ingresar los datos de nacimiento y residencia, hacemos clic en la opción del menú superior. Allí ingresaremos datos de nacimiento, residencia, y contacto de emergencia.

  • Nacimiento: Ingresamos la fecha de nacimiento en formato año – mes – día, la edad aparecerá automáticamente. Y los datos de país, departamento y municipio de nacimiento.
  • Residencia: Ingresamos la dirección, que es un campo obligatorio, teléfono, y seleccionamos de las listas desplegables país, departamento y municipio.

En este momento podemos grabar el progreso de la inserción del empleado, vamos al ícono del disco en la parte superior y hacemos clic. Esto se podrá confirmar que se ha realizado porque en la parte inferior de la pantalla, aparece el aviso del sistema “Transaction complete: 1 Records applied”

Menú: Gestión de nómina / Hojas de vida empleados y dependientes / Datos laborales /

Allí encontramos de nuevo los modos consulta e inserción, que pueden ser reconocidos por los 3 discos amarillos y la x, y la activación del disco de grabar. Importante siempre revisar en que modo se encuentra el sistema antes de comenzar su manipulación.

El menú de datos laborales incluye submenús, que no están localizados en la parte superior como los datos personales, sino que se puede acceder a ellos por medio de íconos que se encuentran en la parte izquierda de la ventana. A su vez, estos submenús tienen secciones que aparecerán cuando se ingrese.

Al ingresar a los datos laborales, debemos hacer uso del modo consulta para hacer el llamado a los datos del empleado que estamos trabajando, para esto ingresamos el código del empleado, y hacemos clic en los 3 discos amarillos, esto nos traerá los datos del empleado que ya hemos ingresado anteriormente y colocará el sistema en modo inserción automáticamente.

Importante: En la mayoría de los campos podemos utilizar el código 1, que es la opción por defecto.

Datos básicos:

  • Ingresamos la sociedad a la que pertenece,
  • Seleccionamos el plan de vacaciones (código 1 es la opción vacaciones normales o legales)
  • Tipo de liquidación: se puede seleccionar mensual o quincenal de acuerdo al contrato de trabajo.
  • Tipo de nómina: Recordemos que en las casillas de color aguamarina podemos hacer doble clic para conocer las opciones del sistema. Por ejemplo si hacemos doble clic en tipo de nómina, veremos: Integral, normal pactado (el tipo de contratación estándar), pensionados, régimen anterior cesantía, y sena estudiantes. Seleccionamos “normal pactado” y hacemos clic en OK
  • Tipo de calendario: seleccionamos la opción 1 que es la normal lunes a viernes menos festivos.
  • Motivo de ingreso: seleccionamos la opción adecuada haciendo doble clic en la lista.
  • Fuente de reclutamiento: Seleccionamos de la lista haciendo clic en el botón aguamarina.
  • Tipo de salario: seleccionamos de la lista. (mensual=1)
  • Tipo de moneda: 1 para pesos colombianos, si se requiere otro se puede seleccionar de la lista.
  • Clase de empleado: seleccionamos de la lista el nivel de cargo que tendrá el empleado.
  • Estado: seleccionamos “normal – activo”
  • Fecha de último ingreso: Colocamos la fecha de ingreso del empleado a la compañía en formato año – mes – día

Contrato:

  • Tipo de contrato: seleccionamos el tipo de contrato del empleado.
  • Número del contrato: Ingresamos el número de contrato asignado.
  • Fecha de inicio: Aparece automáticamente la fecha que colocamos en la sección anterior.
  • Jornada de trabajo: 1 para normal
  • Número de horas de trabajo: ingresamos el número de horas de trabajo diarias, normalmente 8 horas.

Cargos y ubicación:

  • Cargo: Hay unos cargos predefinidos, si se necesita alguna otra opción, después le podremos indicar cómo hacer la creación de cargos.
  • Número de cargo: No es necesario, solo en casos que su compañía tenga control de cargos por números.
  • Fecha de nombramiento: La opción aparece automática por la fecha de ingreso.
  • Nivel de cargo: Hacemos doble clic y seleccionamos la opción adecuada.
  • Centro de costos: es obligatorio llenar este campo, así no se maneje, se debe colocar la opción de defecto 001
  • Seccional: También es obligatorio seleccionar, si no se manejan, debe tomarse la opción “Única” haciendo doble clic en el botón aguamarina.

Correos e impuestos:

Aquí es obligatorio llenar el Método de retención en la fuente, puede ser por tabla (1) y por promedio (2). Si se selecciona la opción tabla, no es necesario llenar el campo de promedio y los siguientes. Si se selecciona la opción 2, se debe colocar el promedio de los últimos 6 meses.

Del pago:

Aquí ingresamos los datos de los pagos al empleado:

  • Forma de pago: Seleccionamos la forma de pago, como por ejemplo consignación.
  • Entidad financiera: seleccionamos la entidad donde el empleado tiene su cuenta.
  • Sucursal: Seleccionamos la entidad donde el empleado tiene su cuenta. (1 para única)
  • Tipo de cuenta: seleccionamos el tipo de cuenta.
  • Número de cuenta: Ingresamos el número de la cuenta del empleado.
  • Entidad de pago: seleccionamos la entidad desde donde se realiza el pago
  • Sucursal del pago: Sucursal desde dónde se hace el pago.

En este momento el sistema nos pedirá que grabemos la información, para esto hacemos clic en el disco, y posiblemente recibamos una advertencia donde nos indica que el empleado debe tener conceptos de pago, por lo que nos dirigimos a esa sección haciendo clic en el primer ícono de la izquierda.

En esta sección vemos la información que ya hemos ingresado sobre el empleado,  y asignamos el salario en la casilla de “nuevo valor”.  Y en tipo de salario escogemos la opción deseada (1).

Si existía otro valor recibiremos una alerta que nos indica que el salario difiere del rango establecido para el cargo. Esto es debido que el sistema tiene parametrizados unos rangos salariales acordes a los cargos.

En este punto hacemos clic en grabar para salvar la información que hemos ingresado hasta el momento. Recuerde que el proceso de grabado es exitoso si en la parte inferior recibimos el aviso “Transaction complete, 1 Record applied”

Una vez esté grabado, para continuar con el menú anterior hacemos clic en la X roja en la esquina superior derecha.

Entidades

Para ingresar a entidades hacemos clic en el segundo ícono de la izquierda, el de la casa amarilla.

La primera entidad que vamos a grabar es la Parafiscal, para esto hacemos doble clic en el cuadro aguamarina, y seleccionamos administración parafiscales. En los cuadros siguientes de selección, hacemos doble clic y seleccionamos la caja de compensación, qué entidad es.

Luego seleccionamos el siguiente tipo de entidad ARP, y qué entidad es. Finalmente grabaremos la entidad de Pensión y Salud.

Para poder continuar con el proceso, se necesita haber grabado como mínimo esas 4 entidades: Parafiscal, ARP, Pensión y Salud.

En el caso que hayamos ingresado algún dato mal, o nos haya faltado ingresar algún dato, podemos hacer la modificación. Por ejemplo si queremos modificar el salario, en el menú de texto de la izquierda seleccionaremos “Modificación de datos laborales” / “Modificación de conceptos fijos”. Allí en el modo consulta realizaremos la búsqueda de nuestro empleado, y en el campo de “nuevo valor”, haremos la modificación que necesitamos, y grabaremos haciendo clic en el disco.

Para que el sistema ejecute correctamente el proceso de nómina, debemos revisar o modificar las fechas de último pago del empleado. La fecha debe ser la última en que se le hizo un pago. Es decir, si vamos a correr la nómina para la primera quincena de agosto, debemos colocar como última fecha de pago la segunda quincena de julio.

Esto lo realizaremos en el módulo de “Liquidación de nómina” desde el menú principal.

Menú: Liquidación de nómina / Mantenimiento de parámetros / Fecha de pagos por empleado /

Menú: Proceso de nómina / Parámetros y proceso

Hay que llenar todos los campos, así ya estén presentes.

  • Tipo de Liquidación: Seleccionamos la que se va a utilizar, quincenal, mensual.
  • Año: Año de liquidación
  • Mes: Seleccionamos el mes que se va a liquidar
  • Período: Se debe dar doble clic, y seleccionar el período. (4 del mes)
  • Fechas: El sistema puede traer los datos de manera automática cuando se selecciona el período. Debe revisarse que las fechas coincidan con las que van a liquidarse.
  • Rango de códigos: En este campo se debe seleccionar el rango de códigos que se van a liquidar, para que se realice para todos los empleados, debe dejarse de 0 a zzzzzzzz

Clic en procesar, y aceptar la advertencia de ejecutar el proceso. Ahí se abrirá la ventana de procesamiento, y cuando termine obtendremos una alerta de si finalizó o no con éxito.

Para consultarla, vamos en el menú de la izquierda a: Consultas de Nómina/Consulta de nómina por empleado. Ahí ingresamos el código de nuestro empleado en modo consulta, y podemos ver la liquidación realizada a nuestro empleado.