La necesidad de liberar la carga operativa generada por las consultas mas comunes de los empleados y ante la tendencia de involucrar a los empleados dentro del mismo proceso de recursos humanos, han llevado a la necesidad de una descentralización de los datos de una forma dinámica, en que los mismos empleados puedan hacer gestión y seguimiento a su información.
El módulo de Autogestión le permite a las organizaciones atender de una manera oportuna las necesidades y solicitudes de los empleados, generando confianza, debido a la oportunidad en las respuestas y agregando valor a la organización, toda vez que se reducen los costos asociados al proceso de atención al cliente interno.
En este módulo cada empleado puede hacer: consultas, actualizaciones, solicitudes, simulaciones, generación de cartas y certificados, evaluaciones en línea, etc., de una manera confidencial y segura.
Las transacciones a las cuales tiene acceso un usuario de Autogestión son:
- Mantenimiento de la contraseña de acceso.
- Consulta del histórico de vacaciones y de vacaciones pendientes.
- Consulta de cesantías parciales.
- Generación del comprobante de pago.
- Generación de constancias de trabajo usando los modelos establecidos por la compañía, por ejemplo: certificados laborales con horas extras, con salario básico, certificados de cajas de compensación.
- Consulta de acumulados del empleado, de préstamos, embargos, ahorros y auxilios.
- Registro y consulta de la evaluación por competencias.
- Consulta y actualización de datos de personales, de beneficiarios y estudios realizados.
- Validación, relacionado con el anterior, por parte de recursos humanos, de la información ingresada por el empleado.
- Generación del certificado de ingresos y retenciones.
- Generación del reporte de vacaciones tomadas.
- Solicitud de traslados de personal, para aprobación del responsable.
- Solicitud de vacaciones, para la aprobación del jefe directo y el paso directo de la novedad a nómina.
- Solicitud de préstamos, para la aprobación del personal encargado.
- Solicitud de cesantías y de descuentos por nómina, para la aprobación del responsable.
- Registro y autorización de horas extras.
La posibilidad de gestionar solicitudes que requieran aprobación (vacaciones, préstamos, traslados, cesantías, descuentos por nómina), permiten que el encargado de atender personalmente dichas solicitudes sólo reciba las novedades ya autorizadas, sin hacer trámite adicional.
Para lograrlo, se pueden definir las personas encargadas de la aprobación por tipo de aprobación, para que las solicitudes sean tramitadas por los directos responsables.
Ya que no siempre todos los empleados tienen disponibles las terminales para hacer su autogestión, se pueden definir responsables por un grupo de empleados, permitiendo que un jefe pueda hacer los trámites de su grupo de trabajo.
El usuario administrador del módulo puede hacer mantenimiento de las contraseñas de los usuarios (masiva o individualmente). |
