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10 Pecados a la hora de elegir un software de nómina

No todos los softwares de nómina suplen el 100% de las necesidades. “Comprar sin tener claro, sale caro”. Aunque las soluciones que se encuentran en la nube ofrecen una mayor flexibilidad, comodidad y movilidad a las empresas que cuentan con este tipo de soluciones, el rol de la organización es fundamental en el proceso de selección del software, para que la solución en la nube realmente tenga este dinamismo y supla sus necesidades. Justamente allí radica uno de los principales errores que cometen las empresas al no saber qué variables tener en cuenta para seleccionar un solución de este tipo. Veamos a continuación los 10 pecados de las empresas a la hora de elegir un software de nómina:

Pecado # 1: COMPRAR SIN TENER CLARO.

No tener definido con claridad y detalle los requerimientos funcionales de la empresa para la compra del software, puede conllevar a que se generen sobrecostos, bien sea por cambios en el sistema, aplicación de capacidad tecnológica, inclusión de nuevas funcionalidades o personalización de las funcionalidades.
Por ejemplo, la adecuación del software con reportes especiales, implementación de interfaces con otros sistemas de información del cliente, procesos adicionales a los estándares de ley, son funcionalidades personalizadas que pueden suponer unos sobrecostos estimados en un rango del 20% al 40% del proyecto.
Sobrecostos por funcionalidad no contemplada, como por ejemplo, cuando Recursos Humanos requiere para su operación, que los colaboradores puedan ingresar al sistema, descargar certificados, comprobantes, gestionar su salud y seguridad en el trabajo, etc. y no fue contemplado desde un inicio, esto puede generar sobrecostos estimados en un rango del 30% al 50% del proyecto.

Pecado # 2: CREER QUE MI EMPRESA ES ESTÁNDAR.

Adquirir el software de nómina pensando que mi empresa es 100% estándar en la gestión del personal, es un gravísimo error, cada organización es diferente y por lo tanto sus necesidades también lo son.

Pecado # 3: CONSIDERAR QUE TODOS LOS SOFTWARE HACEN LO MISMO.

Creer que cualquier software de nómina va a automatizar mis procesos al 100%, es una falsa creencia, no todos los sistemas ofrecen los mismos servicios y beneficios, por eso es tan importante elegir una solución informática que se adapte a las particularidades de la empresa.

Pecado # 4: CONVIVIR CON REPROCESOS.

El conformarse con realizar manualmente muchos procesos de la nómina, conlleva a generar reprocesos, incrementar los gastos y minimizar la productividad.

Pecado # 5: ELEGIR POR PRECIO.

Caer en el error de guiarnos simplemente por el precio o por ofertas gancho a la hora de decidirnos por la compra de un software es fatal, cada empresa es un mundo y la gestión de nóminas es un asunto serio y complejo que requiere un análisis profundo.

Pecado # 6: LENTITUD EN LA ADOPCIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS.

Aunque, según la investigación de Computer Profile, quienes utilizan con mayor frecuencia soluciones en la nube son los departamentos de RRHH, aún el 54% de todas las organizaciones no cuentan con procesos de gestión del talento humano disponibles para ser usados desde smartphones y tabletas.
Ahora, si hablamos de las medianas y pequeñas empresas, el 37% siguen almacenando sus datos en hojas de cálculo (ADP Global HCM Study)
Estas cifras revelan que si bien hoy las empresas son conscientes de la importancia de incluir tecnología en su infraestructura actual, están avanzando de forma muy lenta frente a un mercado globalizado que exige una mayor rapidez y agilidad en los procesos.

Pecado # 7: OBVIAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

No incluir en la solución, la gestión del talento humano como por ejemplo la gestión de salud y seguridad en el trabajo, que son procesos claves que necesitan estar conectados con el negocio.

Pecado # 8: IGNORAR A LOS COLABORADORES.

No contar con un portal de autogestión en la que los empleados puedan acceder a su propia información. Cada vez más los colaboradores exigen por parte de las empresas un mayor involucramiento y participación.

Pecado # 9: SER CONFIADO.

Elegir un software en la nube sin validar que el proveedor tiene la capacidad técnica para acoplarse a los requisitos definidos como obligatorios por nuestra empresa.

Pecado # 10: ESTAR DESINFORMADO.

No tener claro los estándares de calidad y procesos que certifican la confiabilidad y madurez del sistema en la nube, impacta directamente en la selección inequívoca de un software que se queda corto ante las necesidades de la organización.

En conclusión:

La mayoría de pecados que cometen las empresas son por falta de información, por eso es tan importante que antes de tomar cualquier decisión con respecto a la solución de nómina, sopese detenidamente los pros y los contras de cada software.
Recuerde que dar el paso a la nube y que este sea exitoso, implica que usted se prepare para volar de la mano con su proveedor.

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