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Evite sanciones por mora e inexactitud en el pago de aportes pensionales y parafiscales.

Cuando se recibe un requerimiento por parte de la UGPP para declarar o corregir, existen dos opciones para enfrentarlo: Allanarse a los cobros más las sanciones u objetar el requerimiento.

Uno de los principales retos que tienen hoy las sociedades, las empresas de personas naturales y los profesionales independientes, es no ser sancionados económicamente por la liquidación y el pago incorrecto a sus obligaciones pensionales y parafiscales con la seguridad social.
De acuerdo con Sandra Cristina Novoa Vizcaíno, Especialista en Seguridad Social de la firma Barrera Palacio Abogados, los aportantes pueden ser sancionados por los siguientes tipos de hallazgos:
1. Mora: Retardo en el pago de aportes.
2. Omisión: La no afiliación a alguno de los subsistemas del Sistema de la Protección Social estando obligado a ello y/o la no vinculación (1) a una administradora, situaciones que generan no declarar ni pagar las respectivas contribuciones parafiscales
(1)Vinculación: reporte de la novedad de ingreso
3. Inexactitud: Diferencia entre el valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes pensionales y parafiscales que el aportante estaba obligado a declarar y pagar.
*Ley 1739 de 2014, artículo 50 – Ley 1607 de 2012

Cuando la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) halla presuntas omisiones, inexactitudes o moras en las contribuciones parafiscales en los periodos de revisión, reporta a la Subdirección de Determinación de Obligaciones y esta procede así:
*Fuente: Sandra Cristina Novoa Vizcaíno, Especialista en Seguridad Social de la firma Barrera Palacio Abogados.
Con el requerimiento de información la Unidad solicita un listado de documentos en los que incluye, soportes contables, de nómina y aspectos laborales, buscando establecer la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales, por lo que el aportante debe tener especial cuidado al validar los conceptos de la nómina, pagos salariales y no salariales, gastos de la empresa, etc., así como el manejo contable que da a los mismos.

“Consideramos importante realizar una caracterización de los conceptos de nómina, incluyendo los parámetros de liquidación de aportes a la seguridad social y contables para determinar si existen inconsistencias y establecer la contingencia que podría llegar a tener el aportante de manera previa”, señala Sandra.

Así que para lograr atender debidamente los requerimientos y visitas de la Unidad, es esencial que las áreas de nómina, contabilidad y jurídica de cada entidad, se encuentren sincronizadas y trabajando en conjunto, así como realizar auditorías previas para validar la implementación de Buenas Prácticas en Protección Social en la Empresa.

Al respecto, nuestro Presidente Alex Casanova, señala que aunque muchas empresas en el país ya han recibido los requerimientos por parte de la UGPP para que den respuesta sobre hechos de años anteriores, los plazos siguen siendo muy cortos. Lo que evidencia la complejidad y el nivel de exigencia que deberán enfrentar las organizaciones, sobre todo aquellas que no contrataron el aplicativo de nómina.

“Los requerimientos de este ente son relativamente difíciles de producir y además deben estar presentados en formatos especiales por lo que es preciso utilizar herramientas diseñadas y avaladas por la Unidad para cumplir al instante con las exigencias solicitadas”, comenta Alex.

Toda la información tiene que proveer de la misma fuente, el sistema de nómina debe ser la única herramienta para pagar a los empleados y este es el que debe producir los informes de contabilidad, para el sistema integrado de planilla PILA. De esta manera, se evitarán inconsistencias en el momento de hacer los cruces entre la información de nómina y contabilidad, para establecer qué pagos son realizados sobre los trabajadores, y si sobre sido efectuados de manera correcta los aportes al Sistema de Protección Social.
Según nuestro Presidente, es importante que los responsables de liquidar la nómina y hacer los pagos que están expuestos a nuevas auditorías del Gobierno, seleccionen un proveedor avalado públicamente por la UGPP, cumpliendo con los parámetros de la información de nómina que ellos exigen. De no ser así, las empresas se pueden hacer acreedoras a cuantiosas multas.Entre otros factores que deben tener en cuenta las empresas al momento de seleccionar un proveedor de Software de nómina, están:
  • Reconocimiento en el mercado.
  • Certificaciones en normas ISO 9001 y 27001.
  • Contratos claros de soporte técnico y mantenimiento.
  • Producto disponible en la nube para que no se pierda la información y se pueda consultar en el momento que se requiera.
  • Servicios de autogestión de los empleados donde ellos puedan tener acceso a las certificaciones laborales, extractos, desprendibles de pago, etc.
  • Operación o presencia en todo el territorio colombiano, así como fuera del país.
Contar con un software de nómina avalado por la UGPP le permitirá entregar en los tiempos establecidos la información requerida, evitando sanciones. (Sanción por no declarar es del 5% del valor dejado de liquidar y pagar por cada mes o fracción de mes, entre otras)
Para concluir, existen unos beneficios por cumplir con el pago de aportes los cuales debemos resaltar:
    • Garantía de pensión para sus empleados actuales.
    • Garantía de acceso a servicios de salud.
    • Coberturas de riesgos laborales.
    • Evitar sanciones y demandas laborales .
    • Mejora del clima laboral. Los colaboradores se sienten felices y tranquilos al saber que su empresa es responsable con el pago de sus aportes.

Pedro Poveda

Vicepresidente Comercial SQL Software
Apoyando a empresas a disminuir costos adoptando software de Nómina y HCM en la nube

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